Å drive en nettbutikk handler ikke bare om å selge produkter – du må også ha full kontroll på økonomien. Og akkurat her kan en solid integrasjon mellom nettbutikken og regnskapssystemet spare deg for både tid, frustrasjon og feil.
Men her er greia: Mange bedrifter går på noen klassiske smeller når de setter opp integrasjonen. La oss se på fem av de vanligste feilene – og hvordan du unngår dem.
1. Du starter uten en plan
Du har sikkert hørt det før: «Failing to plan is planning to fail.» Dette gjelder spesielt for regnskapsintegrasjoner. Hvis du ikke har kontroll på hvilke data som skal flyte mellom systemene – fakturering, MVA, valuta og rapportering – risikerer du en halvhjertet løsning som skaper mer manuelt arbeid enn den sparer.
Slik unngår du det: Sett deg ned med økonomiansvarlig og IT-teamet ditt. Kartlegg hvilke prosesser du vil automatisere, og hvilke data som er kritiske. En god planlegging i dag betyr mindre hodebry i morgen.
2. Dataene dine er rotete og upålitelige
Tenk deg at du fyller bensin på en dieselbil – det fungerer rett og slett ikke. Det samme gjelder for regnskapsdata. Feil i produktdata, kundedata eller transaksjoner vil gi utslag i regnskapet, og typiske problemer er feil MVA-satser, dupliserte kunder og manglende bilag.
Slik unngår du det: Ta en skikkelig opprydning før du kobler sammen systemene. Sikre at dataene dine er korrekte, sett opp valideringsregler og test integrasjonen med et lite datasett før du ruller den ut for fullt. En god datastruktur nå sparer deg for store problemer senere.
3. Du tar ikke sikkerheten på alvor
Regnskapet ditt inneholder sensitiv informasjon, og en dårlig implementert integrasjon kan åpne døren for uønsket innsyn. Ingen vil at viktige økonomiske data skal havne på avveie.
Slik unngår du det: Bruk sikre API-er, autentisering og kryptering for å beskytte dataene dine. Sett opp rollebasert tilgangskontroll, slik at kun de som faktisk trenger det, får tilgang til økonomiinformasjonen.
4. Du tenker ikke langsiktig
Det som fungerer fint for nettbutikken din i dag, fungerer ikke nødvendigvis like godt om et år. Hva skjer hvis du dobler antall ordrer, utvider til et nytt marked eller legger til flere betalingsløsninger? Hvis ikke integrasjonen din er fleksibel nok, risikerer du store problemer når du vokser.
Slik unngår du det: Velg en løsning som er skalerbar og kan håndtere vekst. Sjekk at leverandøren din tilbyr support og oppdateringer, så du slipper å bytte system midt i vekstfasen.
5. Du tror jobben er ferdig når integrasjonen er satt opp
«Systemene er koblet sammen – da er vi ferdige!» Hadde det bare vært så enkelt. Men i virkeligheten krever en god integrasjon vedlikehold. Systemoppdateringer, endringer i regnskapsregler eller API-er kan plutselig skape problemer.
Slik unngår du det: Sett opp overvåking av integrasjonen. Automatiske varslinger, regelmessige tester og en gjennomgang av systemet med jevne mellomrom sikrer at alt fungerer som det skal – også i fremtiden.
Hva nå?
Å koble sammen nettbutikken og regnskapssystemet ditt trenger ikke være et mareritt – men det krever planlegging. Hvis du sikrer gode data, tenker langsiktig og vedlikeholder integrasjonen, slipper du unødvendige utfordringer.
Og hvis du trenger en partner som fikser alt dette for deg? Devora har lang erfaring med å koble sammen nettbutikker og regnskapssystemer på en smart og effektiv måte. Ta kontakt for en uforpliktende prat – vi hjelper deg gjerne med å finne den beste løsningen for din bedrift!
